Quand la LPRPDE s’applique-t-elle aux dossiers de formation des employés?

Quels employeurs la LPRPDE couvre-t-elle pour les renseignements sur les employés?

La partie 1 de la loi a deux portes d’entrée. L’article 4(1)a) l’applique à toute organisation pour les renseignements personnels qu’elle recueille, utilise ou communique dans le cadre d’activités commerciales. L’article 4(1)b) l’applique aux renseignements sur un employé, ou un candidat à un emploi, que l’organisation recueille, utilise ou communique dans le cadre d’une entreprise fédérale.

Un dossier de formation est un renseignement sur un employé. Pour un employeur de compétence provinciale, il n’est pas recueilli dans le cadre d’une activité commerciale, donc il ne passe pas par la première porte, et il ne passe pas par la seconde. C’est cette frontière que votre conseiller juridique devrait confirmer pour votre organisation, parce que la réponse dépend du palier de gouvernement qui réglemente l’employeur, et non de l’endroit où se trouvent les données.

L’article 4(2)a) exclut les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Combien de temps peut-on conserver les dossiers de formation sous la LPRPDE?

L’annexe 1 énonce les principes relatifs à l’équité dans le traitement des renseignements. L’article 4.5 fixe la règle de conservation. Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés ou communiqués qu’aux fins de leur collecte, sauf consentement de la personne ou exigence de la loi. Ils ne sont conservés que le temps nécessaire à ces fins.

L’article 4.5.2 demande aux organisations d’élaborer des lignes directrices et des procédures de conservation. Ces lignes directrices devraient prévoir des durées minimales et maximales. Un renseignement personnel qui a servi à prendre une décision au sujet d’une personne est conservé assez longtemps pour qu’elle puisse y accéder après la décision. Le même article rappelle que d’autres lois peuvent imposer des durées de conservation.

L’article 4.5.3 traite de la fin de vie du dossier. Le renseignement personnel qui n’est plus nécessaire est détruit, effacé ou rendu anonyme.

Appliqué à la formation : une complétion qui a nourri une décision, comme une certification, une promotion ou une mesure disciplinaire, est conservée assez longtemps pour que l’employé puisse la consulter. La loi ne fixe aucun nombre d’années.

La LPRPDE est-elle en voie d’être remplacée?

Le 15 juin 2026, le gouvernement fédéral a déposé le projet de loi C-36, Loi édictant la Loi sur la protection de la vie privée et des données des consommateurs. Il remplacerait la partie 1 de la LPRPDE. À la date d’accès, il en était à la première lecture à la Chambre des communes, donc rien sur cette page ne change tant que le projet n’est pas adopté et en vigueur.

Qu’est-ce que cela signifie pour un employeur québécois?

Un employeur de compétence provinciale au Québec suit la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25, pour les données de formation de ses employés. Un employeur de compétence fédérale au Québec, comme une entreprise fédérale, suit la LPRPDE pour les mêmes données en vertu de l’article 4(1)b). La loi provinciale continue de s’appliquer à lui pour d’autres matières. Le régime applicable est une question de compétence, et c’est la première chose à régler.

Comment EmbayLMS gère-t-il cela?

EmbayLMS conserve les données d’apprentissage au repos dans AWS ca-central-1, la région de Montréal, et l’historique de formation s’exporte par personne, par cours ou par période, la forme que prend une demande d’accès. Les dossiers de complétion survivent à la désactivation d’un compte, ce qui permet de garder un dossier de décision accessible pendant la période décrite à l’article 4.5.2 sans garder un compte actif. La suppression d’un apprenant retire ses données personnelles sur demande.

Cette page résume des dispositions législatives en termes généraux, telles qu’elles se lisaient à la date d’accès indiquée pour chaque source. Elle ne constitue pas un avis juridique et n’énonce pas ce que la loi exige de votre organisation. Consultez un conseiller juridique au sujet de vos propres obligations avant de vous y fier.