Conformité
Dossiers de formation et conformité canadienne
Ce qu’un dossier de formation doit contenir, combien de temps le conserver, et comment en faire la preuve. Ces pages expliquent des obligations générales. Elles ne constituent pas un avis juridique.
Qu’est-ce qui rend un dossier de formation vérifiable?
Un dossier vérifiable identifie la personne, le contenu, la date et la preuve. Voici les champs à conserver et ceux qu’on oublie le plus souvent.
- Champs minimaux:
- Qui, quoi, quand, comment l’évaluation a eu lieu, et qui l’atteste.
- Champ le plus souvent absent:
- La date de complétion d’origine, préservée d’un système à l’autre.
Qu’exige la Loi 25 du Québec pour les dossiers de formation des employés?
Les obligations de la loi québécoise sur les dossiers de formation, qui en est responsable, la durée de conservation, et l’hébergement hors Québec.
- La loi:
- La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, refondue par L.Q. 2021, chapitre 25.
- L’organisme de surveillance:
- La Commission d’accès à l’information (CAI).
Comment migrer un LMS sans perdre l’historique de complétion?
Une migration qui réinitialise les dates de complétion détruit votre piste de vérification. Quoi préserver, quoi exiger, et comment vérifier après coup.
- Le champ qui compte:
- La date de complétion d’origine, pas la date d’importation.
- Pourquoi:
- Les cycles de recertification et les preuves d’audit en découlent.
Que signifie la résidence des données au Canada pour un système de formation?
La résidence dit où les données se trouvent. Elle ne dit pas qui peut en exiger l’accès. Voici la différence et les trois choses à demander.
- Résidence:
- Un énoncé sur le lieu physique où les données sont au repos.
- Souveraineté:
- La question de savoir quel droit peut en exiger l’accès.