Conformité

Dossiers de formation et conformité canadienne

Ce qu’un dossier de formation doit contenir, combien de temps le conserver, et comment en faire la preuve. Ces pages expliquent des obligations générales. Elles ne constituent pas un avis juridique.

Que doit contenir un dossier de formation pour être vérifiable?
Un dossier vérifiable nomme la personne, la version du cours, la date d’origine, l’évaluation et qui l’atteste. Les champs et les contrôles.
Champs minimaux:
Identifiant de la personne, cours et version, date de complétion d’origine, méthode et résultat de l’évaluation, attestation.
Champ le plus souvent absent:
La date de complétion d’origine, préservée d’un système à l’autre.
Combien de temps faut-il conserver les dossiers de formation des employés au Canada?
Ce que chaque loi dit sur la conservation des dossiers de formation : Loi 25, LPRPDE, LSST et les normes ontariennes d’accessibilité.
Loi 25, dossiers de décision:
Au moins un an après la décision (art. 11); détruits ou anonymisés une fois les fins accomplies (art. 23).
LPRPDE:
Aucune durée fixe. Conservés le temps nécessaire, et assez longtemps pour un accès après une décision (annexe 1, art. 4.5 et 4.5.2).
Qu’exige la loi québécoise en santé et sécurité du travail pour la formation des travailleurs?
Ce que la LSST et ses règlements exigent en formation des travailleurs : devoir de l’employeur, produits dangereux, chariots élévateurs, espaces clos.
La loi:
La Loi sur la santé et la sécurité du travail, RLRQ c. S-2.1, à jour au 7 avril 2026.
Devoir de l’employeur:
Informer le travailleur des risques de son travail et lui assurer la formation, l’entraînement et la supervision appropriés (art. 51(9)).
Qu’exige la Loi 25 du Québec pour les dossiers de formation des employés?
Les obligations de la loi québécoise sur les dossiers de formation, qui en est responsable, la durée de conservation, et l’hébergement hors Québec.
La loi:
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1, refondue par L.Q. 2021, chapitre 25.
L’organisme de surveillance:
La Commission d’accès à l’information (CAI).
Quand la LPRPDE s’applique-t-elle aux dossiers de formation des employés?
Quand la loi fédérale sur la vie privée couvre les dossiers de formation des employés, la durée de conservation et l’état du projet de loi C-36.
La loi:
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5, à jour au 21 juin 2026.
Renseignements sur les employés:
Couverts lorsque l’employeur exploite une entreprise fédérale (art. 4(1)b)).
Quelles obligations d’accessibilité touchent la formation des employés au Canada?
Quelles règles d’accessibilité touchent la formation des employés : obligations ontariennes de formation et de registre, loi fédérale et SGQRI 008.
Règlement ontarien:
Normes d’accessibilité intégrées, Règl. de l’Ont. 191/11 pris en vertu de la LAPHO, à jour au 30 mars 2026.
Qui forme:
Toute organisation assujettie forme ses employés, ses bénévoles, les personnes qui élaborent ses politiques et les tiers qui agissent pour elle (art. 7(1)).
Comment migrer un LMS sans perdre les dates de complétion?
Une migration qui réinitialise les dates de complétion détruit votre piste de vérification. Les étapes pour les garder, quoi exporter, et comment vérifier.
Le champ qui compte:
La date de complétion d’origine, pas la date d’importation.
Pourquoi:
Les cycles de recertification et les preuves d’audit en découlent.
Que signifie la résidence des données au Canada pour un système de formation?
La résidence dit où les données se trouvent. Elle ne dit pas qui peut en exiger l’accès. Voici la différence et les trois choses à demander.
Résidence:
Un énoncé sur le lieu physique où les données sont au repos.
Souveraineté:
La question de savoir quel droit peut en exiger l’accès.