Comment migrer un LMS sans perdre les dates de complétion?

Pourquoi les dates de complétion sont-elles réinitialisées lors d’une migration?

Parce que l’importation emprunte souvent le même chemin qu’une complétion neuve. Pour un système qui n’inscrit que l’heure courante, les deux se ressemblent. La date est alors écrite par le système receveur au lieu d’être lue dans le fichier.

Le dommage ne se voit pas le jour de la migration. Il apparaît des mois plus tard. Une attestation qui aurait dû expirer est encore valide. Ou un vérificateur demande la preuve d’une formation que le système date maintenant du printemps dernier.

Que faut-il exporter de l’ancien système?

Quatre choses au minimum. Les utilisateurs, avec l’identifiant servant à l’appariement. Les inscriptions, pour savoir qui était affecté à quoi. Les complétions, avec l’horodatage d’origine. Les attestations, avec les dates d’émission et d’expiration si l’ancien système les suivait.

Demandez l’export avant de donner votre avis de résiliation. Les outils d’exportation deviennent parfois moins accessibles quand un contrat se termine. Demandez explicitement si l’export des complétions contient la date d’origine ou la date d’export, et obtenez la réponse par écrit.

Qu’est-ce qui peut encore modifier une date de complétion lors d’une migration?

L’horodatage à l’importation est la panne évidente. Quatre autres, plus discrètes, changent les dates pendant qu’une importation semble propre.

1. Le jour et le mois inversés. Une date écrite 03/04/2025 est le 3 avril selon une convention et le 4 mars selon l’autre. En milieu bilingue, les deux conventions peuvent se côtoyer dans le même fichier. Exportez et importez en AAAA-MM-JJ, l’ordre de la norme ISO 8601, qui n’a qu’une seule lecture.
2. Une date décalée d’un jour. Une date sans fuseau horaire est souvent lue comme minuit. Convertir minuit d’un fuseau à l’autre peut la faire glisser à la veille. Exportez avec un fuseau horaire, ou en UTC, et vérifiez quelques dossiers des deux côtés.
3. Des dossiers sur la mauvaise personne. Si l’appariement se fait par nom ou par un courriel qui a changé, deux personnes peuvent fusionner ou une peut se dédoubler. Appariez sur un identifiant stable, et associez les anciens identifiants aux nouveaux avant l’importation.
4. L’expiration recalculée à partir de l’importation. Même quand la date de complétion survit, certains systèmes calculent la prochaine échéance à partir du jour d’arrivée du dossier. Vérifiez les expirations à part des complétions.

Comment vérifier la migration après coup?

Réconciliez d’abord les décomptes. Le total d’utilisateurs, le total de complétions et le nombre de complétions par cours doivent correspondre exactement à l’export source. Un écart de quelques dossiers n’est pas un arrondi, c’est une anomalie.

Contrôlez ensuite les extrêmes. Sortez les dix complétions les plus anciennes et confirmez que les dates ont survécu. Sortez tout ce qui porte une expiration et confirmez qu’elle est recalculée à partir de la date d’origine. Testez la propriété plutôt que de la croire sur parole, quel que soit le système d’arrivée.

Gardez l’ancien système en lecture seule jusqu’à ce que ces contrôles passent, et gardez les fichiers d’export bruts là où personne ne peut les modifier. Si une date est contestée plus tard, l’export d’origine prouve ce que disait l’ancien système.

Comment EmbayLMS gère-t-il cela?

EmbayLMS importe les utilisateurs, les inscriptions et les complétions par son programme Switcher en préservant les dates de complétion d’origine. Les cycles de recertification repartent donc du moment réel de la formation. Les attestations portent leurs propres dates d’émission et d’expiration. Les données sont hébergées au repos au Canada.

Les étapes de vérification ci-dessus restent valables. Tout fournisseur qui affirme préserver les dates fait une affirmation. Celui-ci compris. Testez-la avec votre propre export avant de retirer l’ancien système.

Cette page décrit une pratique générale de migration. Elle ne constitue pas un avis juridique. Consultez un conseiller juridique au sujet de vos propres obligations avant de vous y fier.