Combien de temps faut-il conserver les dossiers de formation des employés au Canada?

Quelles lois fixent une durée de conservation pour les dossiers de formation?

Parmi les textes examinés ici, seule la Loi 25 énonce une durée, dans deux dispositions qui vont ensemble. Chacune vise un ensemble restreint de dossiers. Le tableau les présente avec l’article d’où vient le chiffre, lu dans la source primaire à la date indiquée dans la liste des sources.

Les deux lignes viennent de la même loi. La Loi 25 fixe un plancher pour les dossiers ayant servi à une décision, puis un plafond pour tout le reste. Une complétion qui a appuyé une certification, une promotion ou un congédiement relève du plancher. Le reste de l’historique relève du plafond, et le plafond cède devant toute autre loi qui prévoit un délai plus long.

Quelles lois ne fixent aucune durée de conservation?

Trois textes créent une obligation de formation ou de tenue de dossier sans y attacher de chiffre. Cette absence est un constat, pas une lacune de cette page.

Les pages de fournisseurs citent souvent un chiffre pour les dossiers de santé et sécurité du travail. La loi et le Règlement sur la santé et la sécurité du travail, tels que lus à la date d’accès, n’en contiennent aucun. L’article 52 de la loi exige bien un registre, mais c’est un registre des contaminants et des matières dangereuses, pas de la formation. Confondre les deux est l’erreur que ce tableau existe pour prévenir.

Comment fixer une durée quand la loi ne le fait pas?

Partez de l’obligation qui exigeait la formation, pas de la plateforme qui l’a consignée. C’est la règle qu’énonce la page sur les dossiers vérifiables, et ce tableau montre ce qu’elle donne une fois appliquée.

1. Dressez la liste de chaque programme de formation et de l’obligation qui le sous-tend. Certains programmes répondent à deux obligations.
2. Pour chaque obligation, prenez la durée dans le tableau ci-dessus, ou écrivez « non précisée » à côté.
3. Quand rien n’est précisé, conservez le dossier tant que vous pourriez avoir à défendre la décision qu’il a appuyée. Sous la Loi 25, c’est au moins un an. Sous une obligation de résultat en SST, c’est tant qu’on pourrait demander au travailleur de démontrer qu’il a été formé.
4. Retenez la durée la plus longue comme plancher pour l’ensemble du programme, et écrivez le raisonnement à côté du chiffre.

Ce raisonnement est le document qu’un régulateur ou une personne responsable de la protection des renseignements personnels demande. Un chiffre sans lui est une supposition avec une décimale.

D’où viennent les chiffres de ce tableau?

Chaque chiffre a été lu dans le texte consolidé de la loi ou du règlement. Chaque ligne nomme son article. La liste des sources donne la date d’accès de chaque texte, et les pages liées ci-dessous expliquent chaque texte plus en détail.

Les chiffres changent. Les lois et les règlements sont modifiés, et le texte consolidé suit chaque modification. Considérez la date d’accès comme la date où ce tableau était exact.

Comment EmbayLMS gère-t-il cela?

EmbayLMS conserve un dossier de complétion avec sa date d’origine après la désactivation du compte de la personne, de sorte qu’une durée de conservation peut courir jusqu’au bout sans garder un siège actif. L’historique s’exporte par personne, par cours ou par période, la forme que prend une demande d’un régulateur ou une demande d’accès. La plateforme ne fixe ni n’applique de durée de conservation; ce chiffre vient du tableau ci-dessus et de votre conseiller juridique.

Cette page résume des dispositions législatives en termes généraux, telles qu’elles se lisaient à la date d’accès indiquée pour chaque source. Elle ne constitue pas un avis juridique et n’énonce pas ce que la loi exige de votre organisation. Consultez un conseiller juridique au sujet de vos propres obligations avant de vous y fier.